De aanleiding
Zorginstellingen in Nederland staan voor een enorme uitdaging. Ze moeten voldoen aan strenge wetgeving zoals de Wet zorg en dwang (WZD), terwijl ze tegelijkertijd de beste zorg willen leveren aan hun cliënten. Administratieve lasten nemen kostbare tijd weg van waar het echt om draait: de mens achter het dossier.
Puur Leven in Stijl, een zorginstelling met tientallen medewerkers, klopte bij ons aan met precies dit probleem. Ze werkten met verouderde systemen en Excel-bestanden. Belangrijke informatie was verspreid over meerdere applicaties. Deadlines werden gemist, incidenten niet goed geregistreerd, en medewerkers besteedden uren aan administratie die beter aan zorg kon worden besteed.
Hun vraag was helder: bouw een systeem dat alles samenbrengt, tijd bespaart, én voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van privacy en veiligheid.
Van klantvraag naar eigen product
We zagen al snel dat dit probleem niet uniek was voor Puur Leven in Stijl. Vrijwel elke zorginstelling worstelt met dezelfde uitdagingen: complexe wetgeving, verspreide informatie, tijdrovende administratie. In plaats van een eenmalige oplossing te bouwen, besloten we een volledig nieuw product te ontwikkelen: Dossier360.
We zijn begonnen waar elk goed project begint: luisteren. Weken lang spraken we met zorgverleners, teamleiders en management. We liepen mee op de werkvloer, zagen waar frustraties zaten, en ontdekten wat echt nodig was. Het resultaat is een platform dat is ontworpen vanuit de praktijk, voor de praktijk.
Alles op één plek
Met Dossier360 heeft elke medewerker direct toegang tot alle informatie die nodig is. Cliëntgegevens, zorgplannen, rapportages, incidenten - alles is te vinden in één overzichtelijk systeem. Geen zoeken meer in verschillende applicaties, geen dubbele invoer, geen verloren informatie.
Het dashboard toont in één oogopslag wat belangrijk is: openstaande taken, naderende deadlines, recente meldingen. Zo weet iedereen precies wat er speelt en wat prioriteit heeft.
Zorg voor de cliënt centraal
Elk cliëntdossier vertelt het complete verhaal. Van persoonlijke voorkeuren tot medische achtergrond, van zorgdoelen tot dagelijkse rapportages. Medewerkers kunnen snel schakelen omdat alle context beschikbaar is.
Het systeem ondersteunt de volledige zorgcyclus: doelen stellen, voortgang bijhouden, evalueren en bijsturen. Zo wordt de zorg niet alleen geregistreerd, maar ook daadwerkelijk verbeterd.
WZD-procedures vereenvoudigd
De Wet zorg en dwang vraagt om zorgvuldige procedures en strikte deadlines. Dossier360 begeleidt medewerkers stap voor stap door het hele proces. Van de eerste melding tot de uiteindelijke afronding - het systeem bewaakt de voortgang en herinnert automatisch aan belangrijke momenten.
Multidisciplinaire overleggen worden gepland en vastgelegd, risico-inventarisaties bijgehouden, en rapportages voor de Inspectie zijn met één druk op de knop beschikbaar. Wat voorheen dagen kostte, is nu in minuten geregeld.
Grip op incidenten
Wanneer er iets misgaat, is snelle en correcte registratie essentieel. Dossier360 maakt het melden van incidenten eenvoudig. Betrokkenen worden automatisch geïnformeerd, vervolgacties worden bijgehouden, en trends worden zichtbaar gemaakt.
Door incidenten structureel te analyseren, kan de organisatie leren en verbeteren. Patronen worden zichtbaar, oorzaken worden aangepakt, en de kwaliteit van zorg gaat omhoog.
Slimme planning en urenregistratie
Een zorginstelling draait op mensen, en die mensen moeten goed ingepland worden. De planningsmodule van Dossier360 maakt roosteren intuïtief. Diensten worden eenvoudig toegewezen, beschikbaarheid is direct zichtbaar, en conflicten worden automatisch gesignaleerd.
Medewerkers registreren hun uren eenvoudig, vragen verlof aan via het systeem, en hebben altijd inzicht in hun eigen rooster. Managers zien in één overzicht de bezetting en kunnen snel bijsturen waar nodig.
Aanwezigheid bijhouden
Voor veel zorginstellingen is aanwezigheidsregistratie van cliënten essentieel - voor de zorg zelf, maar ook voor de financiering. Dossier360 maakt dit proces simpel. Met een paar klikken is de aanwezigheid van een hele groep geregistreerd.
Overzichten per dag, week of maand zijn direct beschikbaar. Export voor de administratie? Eén knop. Zo verdwijnt de rompslomp en blijft er tijd over voor wat echt telt.
Communicatie die werkt
Goede zorg vraagt om goede communicatie. Dossier360 biedt een ingebouwd berichtensysteem waar collega's veilig informatie kunnen delen. Berichten kunnen direct aan een cliëntdossier worden gekoppeld, zodat alle communicatie in context blijft.
Het slimme notificatiesysteem houdt iedereen op de hoogte zonder te overweldigen. Belangrijke updates verschijnen direct in beeld, herinneringen komen op het juiste moment, en niemand mist nog een deadline.
Veiligheid zonder compromissen
In de zorg werk je met de meest gevoelige informatie die er is. Dossier360 is gebouwd met veiligheid als fundament, niet als bijzaak.
Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen - niet alleen de database als geheel, maar elk gevoelig gegeven apart. Zelfs als iemand toegang zou krijgen tot de server, zijn de gegevens onleesbaar. Medewerkers zien alleen wat ze mogen zien, en elke actie wordt gelogd voor volledige transparantie.
Tweefactorauthenticatie, automatische sessie-time-outs, en continue monitoring zorgen ervoor dat de data veilig blijft. Het systeem voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, van AVG tot NEN 7510.
Eigen huisstijl
Dossier360 past zich aan de organisatie aan. Het eigen logo, de huisstijlkleuren, zelfs de keuze tussen een licht of donker thema - alles is aanpasbaar. Zo voelt het systeem direct vertrouwd en eigen.
Het resultaat
Wat begon als een vraag van Puur Leven in Stijl is uitgegroeid tot een volwaardig product dat meerdere zorginstellingen helpt. Waar medewerkers voorheen uren kwijt waren aan administratie, hebben ze nu tijd voor zorg. Waar informatie verspreid was, is nu overzicht. Waar deadlines werden gemist, is nu controle.
De feedback van gebruikers spreekt boekdelen: "Eindelijk een systeem dat mét ons werkt, niet tegen ons." Dat is precies waar we het voor doen.
Interesse?
Dossier360 is beschikbaar voor zorginstellingen die klaar zijn voor de volgende stap. Bent u benieuwd wat het platform voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact op voor een demo of vrijblijvend gesprek. We laten graag zien wat er mogelijk is.
