Standaard pakket aanpassen of maatwerk bouwen?

Je gebruikt een standaard pakket. Het werkt, maar niet helemaal zoals je wilt. De vraag dringt zich op: aanpassen of vervangen?

De verleiding van aanpassen

Aanpassen lijkt de logische keuze. Je hebt al een werkend systeem, je team kent het, je data zit erin. Een paar aanpassingen en het is perfect. Toch?

Soms wel. Veel pakketten bieden mogelijkheden voor configuratie en uitbreiding. Extra velden, aangepaste workflows, koppelingen via API's. Als je aanpassingen binnen die mogelijkheden vallen, is het vaak de snelste en goedkoopste route.

Wanneer aanpassen problematisch wordt

Maar er is een grens. En die grens overschrijden heeft consequenties.

Updates worden een risico. Hoe dieper je in een pakket hakt, hoe groter de kans dat updates je aanpassingen breken. Je komt in een situatie waar je updates uitstelt omdat je bang bent voor problemen. En dan loop je achter met security patches.

Je wordt afhankelijk van specialisten. Standaard pakketten kan elke consultant ondersteunen. Zwaar aangepaste pakketten vragen om iemand die jouw specifieke situatie kent. Die specialist is duurder en moeilijker te vinden.

De complexiteit stapelt. Elke aanpassing voegt complexiteit toe. Na jaren van aanpassen heb je een monster gecreëerd dat niemand meer helemaal begrijpt. Het pakket dat ooit simpel was, is nu complexer dan maatwerk zou zijn geweest.

Wanneer maatwerk de betere keuze is

Er komt een punt waarop de kosten van verder aanpassen hoger worden dan opnieuw beginnen met maatwerk. Dat punt herken je aan deze signalen:

Je besteedt meer tijd aan workarounds dan aan echt werk. Het systeem werkt tegen je in plaats van voor je.

Elke nieuwe wens is een project. Simpele aanpassingen kosten weken omdat ze door alle bestaande complexiteit heen moeten.

Je betaalt voor functionaliteit die je niet gebruikt. Het pakket kan honderd dingen, jij gebruikt er tien, en die tien werken niet zoals je wilt.

De licentiekosten stijgen maar de waarde niet. Je betaalt elk jaar meer voor iets dat elk jaar slechter past.

De overstap maken

Als je besluit om over te stappen naar maatwerk, doe het dan goed.

Begin niet met het namaken van het oude systeem. Begin met de vraag wat je echt nodig hebt. Vaak is dat minder dan wat je oude pakket deed.

Migreer je data zorgvuldig. Dit is het lastigste deel van elke overstap. Plan hier ruim tijd voor in.

Schakel niet in één keer over. Laat beide systemen een periode naast elkaar draaien. Zo vang je problemen op voordat ze kritiek worden.

De gulden middenweg

Soms is de beste keuze om het standaard pakket te houden voor waar het goed in is en maatwerk te bouwen voor de rest.

Je boekhoudpakket blijft je boekhoudpakket. Maar de rapportages die je nodig hebt bouw je in een apart dashboard dat data uit het pakket haalt. Je CRM blijft je CRM, maar de specifieke workflow voor offertes bouw je ernaast.

Deze aanpak beperkt de risico's van beide kanten. Je houdt een onderhoudbaar standaard pakket en voegt alleen maatwerk toe waar het echt nodig is.

Tot slot

Er is geen algemeen antwoord. De juiste keuze hangt af van hoe ver je pakket al aangepast is, hoeveel het nog moet veranderen, en wat je budget toelaat.

Wat ik wel kan zeggen: stel de vraag tijdig. Niet als je al zo diep zit dat er geen weg terug meer is.